кейс битрикс24

ВВОДНЫЕ ДАННЫЕ:

Клиент: Крупный туристический оператор

Боль: 

1. Под каждую задачу используются разные системы (база партнеров хранится в собственной CRM, резервации туров приходят на специальный веб-сервис, менеджеры сидят в Битрикс24). Не хватает единого интерфейса для удобной обработки информации.

2. Рутинная работа по созданию ваучеров не автоматизирована - менеджеры готовят их вручную, что занимает много времени.

3. Сложный сбор отчетности, в стандартных отчетах нет отображения важных показателей.

Задача: Организовать полноценный переход в систему Битрикс24, а именно:

  • перенести базу партнеров из текущей CRM в Битрикс24, т.е. видеть всех клиентов Битрикс24
  • получать заявки с бронированием туров из глобальной системы бронирования в Битрикс24
  • генерировать туристические ваучеры прямо в CRM и отсылать их клиентам
  • настроить нестандартные отчеты в CRM для руководителя и менеджеров
  • + автоматизировать планирование поездок менеджеров по регионам


Как теперь это работает?

ЕДИНАЯ СИСТЕМА ДЛЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ПАРТНЕРАМИ

Списки партнеров нашего заказчика со всеми деталями хранились в базе данных со сложным интерфейсом. Чтобы перевести информацию в единый интерфейс и упростить работу менеджеров, мы сделали единоразовую выгрузку данных: 

  • настроили интеграцию двух систем; 
  • определили данные, которые будут переносится, и куда они будут попадать в Битрикс24; 
  • запустили перенос, в результате которого все партнеры стали Контактами в Битрикс24, их данные были занесены в поля карточки, а события (встречи, звонки) стали задачами; 
  • подключили обратную синхронизацию (данные из Битрикс24 дублируются в старую базу).

Планирование деловых мероприятий, выезды к партнерам

Заказчик регулярно встречается со своими партнерами.

Чтобы удобно планировать такие мероприятия и создавать по ним отчетность, при организации поездки для менеджера создается задача, куда добавляются все туристические агентства-партнеры города или региона.

Данный функционал реализован с помощью приложения
Мобильные карты (Установите бесплатно).

Партнеры на карте в CRM

Все туристические агентства и другие партнеры отражены на карте

Быстрое планирование поездок

Сотрудник кликает по меткам на карте - и выбранные адреса компаний попадают в маршрутный чек-лист

Оптимальный маршрут

Исходя из точки отправления - Адрес компании, Местоположение, Другой адрес - навигатор рассчитывает оптимальный путь посещения всех адресов

Визуализация объектов CRM, отчетность

Мониторинг расположения, логистика, анализ географического распределения партнеров и бронирований


ВСЕ О БРОНИРОВАНИИ ТУРА В КАРТОЧКЕ БИТРИКС24

Все бронирования туров (резервации) регистрировались на стороннем веб-сервисе. С помощью синхронизации сервиса и Битрикс24 теперь все брони обрабатываются в едином интерфейсе. 

У каждой резервации есть свой номер идентификации, привязка к партнеру, который продал тур, к конкретному менеджеру. При синхронизации проверяется существует ли такая резервация в Битрикс24: если да, то ее данные обновляются, если нет, то создается новая Сделка.

Каждая резервация является Сделкой с привязкой к Компании. Постоянный обмен между системами позволяет поддерживать актуальную информацию в Битрикс24: 

  • ФИО клиента; 
  • стоимость тура; 
  • даты вылета, возвращения, заселения и т.д.; 
  • города отправки; 
  • аэропорт прилета и вылета; 
  • количество туристов; 
  • паспортные данные туристов; 
  • отель; 
  • звездность и т.д. 


генерация ваучера (создание документа)

Одним из важнейших бизнес-процессов нашего заказчика является создание и выдача ваучеров.

Создание ваучера

При попадании Сделки в определенную стадию создается документ по шаблону, где в пустые поля подставляются данные из карточки бронирования. 

В документ ваучера записываются как уже заполненные поля из Сделки (ФИО туриста, данные о его поездке, номер резервации и выезда), так и создаются новые поля по особым правилам. К ним относятся:

  • номер ваучера;
  • дата выдачи ваучера.

Менеджер может также вручную запускать создание документа - нужно просто кликнуть "Сгенерировать ваучер" и новый документ будет готов.

уникальный номер ваучера и Контроль их выдачи

Каждому ваучеру присваивается уникальный номер, сгенерированный по определенной логике: в нем зашифрована дата вылета, последовательный номер ваучера с привязкой к количеству резервации. При этом система знает, сколько создано ваучеров в конкретный день, и присваивает им правильные номера. Каждая дата имеет свой ваучер.

Например, ваучеры для 3-х бронирований с вылетом 8 июня 2021 г. будут иметь такие номера - 01(№ ваучера)08(день)06(месяц)21(год вылета), 02080621, 03080621

Автоматическое письмо клиенту

Ваучер хранится в Сделке и по определенному временному правилу высылается шаблонным письмом туристу, например, за 2 дня до вылета.


База ваучеров

Все ваучеры и детальная информация о них хранится в отдельной базе.

С помощью фильтров можно найти ваучер по дате, срокам использования, номеру и менеджеру, который его выдал.

Резервации поступают
в Сделки Битрикс24

Карточка Сделки автоматически заполнена и привязана к партнеру (туристическому агентству)

На основе полей создается ваучер с уникальным кодом и высылается туристу

Ведется внутренний учет выдачи ваучеров - все они попадают в специальную базу с удобным поиском и фильтром

отчеты в CRM

Для заказчика были разработаны специальные шаблоны отчетов, которые подгружают данные из CRM.
Внутри отчетов работают фильтры по различным критериям.

Отчет о продажах по торговому представителю

  • Ответственный менеджер; 
  • Общий оборот от агентств, за которые он отвечает (в валюте, в пассажирах за разные периоды);
  • Статистика пассажиров по аэропортам.

Отчет о посещениях по ответственногым

  • Ответственный человек от туроператора; 
  • Общее количество агентств, с которыми были встречи или иные типы "события" за месяц, неделю, 2 недели, 3 недели.

Отчет по продажам (в местной валюте)

  • Страна;
  • Область;
  • Город;
  • Название агентства;
  • Общая сумма продаж (в валюте) за последние N месяцев в этом году и в прошлом;
  • Прирост в %;
  • Общий оборот (в валюте) за период в этом году и в прошлом.

Отчет по продажам (по пассажирам)

  • Страна; 
  • Область; 
  • Город; 
  • Название агентства; 
  • Общее количество продаж (в пассажирах) за последние N месяцев в этом году и в прошлом; 
  • Прирост в %; 
  • Общий оборот (в пассажирах) за период в этом году и в прошлом.

Отчет по продажам (региональный)

  • Страна; 
  • Область;
  • Аэропорт 1 (количество пассажиров);
  • Аэропорт 2 (количество пассажиров); 
  • Аэропорт N (количество пассажиров);  
  • Общий оборот (в пассажирах) за период в этом году и в прошлом;
  • Прирост в %.

Отчет по продажам (по городам)

  • Страна; 
  • Город;
  • Область; 
  • Аэропорт 1 (количество пассажиров); 
  • Аэропорт 2 (количество пассажиров); 
  •  Аэропорт N (количество пассажиров); 
  • Общий оборот (в пассажирах) за период в этом году и в прошлом; 
  • Прирост в %.


Результат:

База партнеров с подробной информацией хранится в Битрикс24, компании легко фильтровать, искать, поднимать важные данные

Реализован постоянный обмен Битрикс24 с веб-сервисом, принимающим резервации (бронирования туров) - теперь все брони есть в Битрикс24

Резервации привязаны к туристическим агентствам (Сделки к Контактам) - можно быстро просмотреть клиентов партнера, уточнить детали резервации

Ваучеры автоматически генерируются из готовых данных клиента при резервации и высылаются письмом

Отчеты в CRM адаптированы под компанию - отображены необходимые показатели, применяется калькулятор, созданы отчеты по регионам, ответственным лицам и др.

При планировании поездок и других выездных мероприятий менеджеру ставится задача с маршрутным листом с адресами партнеров, которых нужно посетить. Все партнеры видны на карте прямо в CRM

ХОТИТЕ ТАК ЖЕ? СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ!

Не бойтесь и не откладывайте внедрении автоматизации в вашей компании. А мы будем рады Вам с этим помочь.

СВЯЗАТЬСЯ

Профессионально решим ваши бизнес-задачи!

Оставьте ваши контакты, мы свяжемся с вами, чтобы обсудить детали внедрения приложения или настройки вашего Битрикс24.

Свяжитесь с нами:

sales@support.by
+375 44 77 22 800
CRM-форма появится здесь