Автоматическая генерация документов по шабло

Хранение данных
о встречах с клиентами

Быстрая
обработка заказа

КЕЙС БИТРИКС24

Компания, оказывающая услуги в области инвестиций, поэтому основной продукт компании - договоры разного типа.

Наш заказчик оформляет отношения между своим клиентом и его инвестором. 

Сам процесс можно описать так: 

  •  После обращения клиента наш заказчик готовит определенный перечень документов.
  •  Часто для получения этого пакета документов заказчик обращается к своим подрядчикам или другим связанным компаниям или госорганам, которые высылают необходимые экземпляры документов.
  • Параллельно заказчик проводит несколько встреч с клиентом для согласования действий, подписей, консультирования, понимания статуса процесса.
  • После сбора всех документов и передачи их в необходимые инстанции, заказчик остается на консультации со своим клиентом для внесения правок и решения возникающих походу вопросов. 

  • Нет контроля над стадией Сделки (обработки заказа), статуса общения с клиентом 
  • Каждый этап сложного процесса передвигается вручную, что не всегда контролируется, а значит, менеджер может пропустить (забыть) важную стадию обработки заказа, отчего нарушается целостность и “гладкость” процесса
  • Очень много времени уходит на внесение информации в Битрикс24, будь то составление документа, комментарии, данные клиента, проекта или генерация задач.
  • Существует только частичная автоматизация генерации документов - некоторые поля приходится заполнять вручную.
  • Нет единого шаблона хранения информации по результатам встреч
  • Некоторые данные заполняются и хранятся в Excel, а не в основной системе для работы - Битрикс24. Это неудобно и не эффективно.


Проблемы
и боли клиента

кейс битрикс24

ВВОДНЫЕ ДАННЫЕ:

Клиент: Компания, оказывающая услуги в области инвестиций, поэтому основной продукт компании - договоры разного типа.

Описание деятельности, процессов: 

  • После обращения клиента наш заказчик готовит определенный перечень документов в зависимости от запроса.
  •  Часто для получения этого пакета документов заказчик обращается к своим подрядчикам или другим связанным компаниям или государственным органам, которые высылают необходимые экземпляры документов.
  • Параллельно заказчик проводит несколько встреч с клиентом для согласования действий, подписей, консультирования, понимания статуса процесса.
  • После сбора всех документов и передачи их в необходимые инстанции, заказчик остается на консультации со своим клиентом для внесения правок и решения возникающих походу вопросов. 
Боль:
  • Нет контроля над стадией Сделки (обработки заказа), статуса общения с клиентом
  • Каждый этап сложного процесса передвигается вручную, что не всегда контролируется, а значит, менеджер может пропустить (забыть) важную стадию обработки заказа, отчего нарушается целостность и “гладкость” процесса
  • Очень много времени уходит на внесение информации в Битрикс24, будь то составление документа, комментарии, данные клиента, проекта или генерация задач.
  • Существует только частичная автоматизация генерации документов - некоторые поля приходится заполнять вручную.
  • Нет единого шаблона хранения информации по результатам встреч
  • Некоторые данные заполняются и хранятся в Excel, а не в основной системе для работы - Битрикс24. Это неудобно и не эффективно. 

Задачи:

  • Автоматизировать лидогенерацию
  • Автоматизировать продажи сложного продукта с многосоставной структурой
  •  Автоматизировать генерацию различных документов
  • Автоматизировать создание задач по шаблонам 

Задачи:

Автоматизировать лидогенерацию

Автоматизировать продажи сложного продукта с многосоставной структурой

Автоматизировать генерацию различных документов

Автоматизировать создание задач по шаблонам

Результат:

Внесение данных о сложном продукте с множеством характеристик занимает меньше 7 секунд - достаточно добавить название услуги и все остальные поля (более 12) подтянуться в карточку самостоятельно

Настроен комплексный алгоритм действий для слаженной работы менеджера, исключающий пропуск этапов и других ошибок - автоматически создаются задачи с контролем сроков, генерируются уведомления, напоминания, привязанные к реальным датам по проекту


Процесс генерации документов полностью автоматизирован - поля шаблона документа заполняются без участия менеджера


Все данные о встречах хранятся в Битрикс24,
к ним есть быстрый доступ из карточки Контакта, Компании, Сделки

кейс битрикс24

как теперь это работает?

кейс битрикс24

Быстрая обработка заказа 

Менеджер проекта выбирает вид услуги в Лиде или Сделке, что автоматически подтягивает всю нужную информацию о ней в Карточку - в данном случае перечень документов и другие характеристики.

Это действие запускает новые процессы: 

1) Ставится задача с данными из карточки CRM (задача “Подготовка документов” с чек-листом нужных бумаг)

2) Запускается Бизнес-процесс и другие автоматические действия в зависимости от содержимого поля (напр., бизнес-процесс “Генерация документов” или напоминание “Уточнить заказ у клиента”). 

Это также удобно, если за реализацию товара или услуги отвечают разные компании или конкретные ответственные - в зависимости от исполнителя будут запущены разные процессы, созданы разные типы или шаблоны документов.

кейс битрикс24

Контроль дедлайнов 

Чтобы сроки были соблюдены, в Битрикс24 были настроены роботы, контролирующие дедлайны и напоминающие сотрудникам о нужных действиях. Так, например, после создания задачи “Подготовка документов” менеджер должен ее завершить в течение 2х дней. При этом он будет получать уведомления при приближении срока или просрочке.

Также на стадии, когда документы уже переданы инвестору для принятия им решения о финансировании, проект переходит в “паузу” до дедлайна получения ответа. Накануне этой даты менеджеру приходит уведомление “Пора забирать документы”.

Менеджерам не нужно вручную вносить информацию

Настроены автоматические напоминания для менеджеров, привязанные к дате

Поочередное автоматическое создание задач по заранее подготовленным шаблонам помогают сотрудникам работать быстрее и системнее

История деловых встреч в Битрикс24

В стандартном функционале Битрикс24 встречи можно только планировать.
Мы же добавили возможность сохранять все детали встреч, всегда под рукой иметь их историю.

1) Была создана отдельная вкладка в карточке Компании “Список встреч”
2) С помощью инструмента “Список” каждая встреча была внесена в историю.
3) При этом по каждой встрече автоматически из Сделок были собраны определенные данные в кастомных полях. Но их можно также добавлять и вручную.

Генерация документов

В данном кейсе на портале клиента автоматически генерировались договоры на услуги по сценариям: 

  • при переходе на определенную стадию Сделки
  • при заполнении определенных “проходных” полей
  • в зависимости от выбранной Компании, Контрагента.

Так, например, при переходе на стадию “Подписание договора” создается документ, подтягивающий данные клиента, реквизиты, информацию о продукте из полей. А после заполнения специального поля “Пакет документов”, куда нужно прикрепить файл, генерируется еще один договор, шаблон которого зависит от того, какая фирма была указана партнером по этой Сделке. 



Отчеты и следующая стадия сотрудничества

На последнем этапе выигранной сделки считается количество дней между датой встречи с клиентом и подписанием договоров. Это информация отражается в специальном поле Отчетов, а также заносится в Карточку Сделки. 

Также, если клиент заказчика нуждается в дальнейшем сотрудничестве и реализации своего проекта, то Сделка копируется в воронку “Реализация” и идет по новым этапам. 

В итоге получилась такая схема автоматизации: 


ХОТИТЕ ТАК ЖЕ? СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ!

Не бойтесь и не откладывайте внедрении автоматизации в вашей компании. А мы будем рады Вам с этим помочь.

СВЯЗАТЬСЯ
Адрес г. Минск, ул. Мележа, 1, оф.1418

ДАвайте обсудим ваши бизнес-процессы

Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами

Читайте еще больше кейсов и примеров реальных внедрений наших клиентов.

Читать другие кейсы