Автоматическая генерация документов по шабло
Хранение данных
о встречах с клиентами
Быстрая
обработка заказа

КЕЙС БИТРИКС24
Компания, оказывающая услуги в области инвестиций, поэтому основной продукт компании - договоры разного типа.
Наш заказчик оформляет отношения между своим клиентом и его инвестором.
Сам процесс можно описать так:
- После обращения клиента наш заказчик готовит определенный перечень документов.
- Часто для получения этого пакета документов заказчик обращается к своим подрядчикам или другим связанным компаниям или госорганам, которые высылают необходимые экземпляры документов.
- Параллельно заказчик проводит несколько встреч с клиентом для согласования действий, подписей, консультирования, понимания статуса процесса.
- После сбора всех документов и передачи их в необходимые инстанции, заказчик остается на консультации со своим клиентом для внесения правок и решения возникающих походу вопросов.
- Нет контроля над стадией Сделки (обработки заказа), статуса общения с клиентом
- Каждый этап сложного процесса передвигается вручную, что не всегда контролируется, а значит, менеджер может пропустить (забыть) важную стадию обработки заказа, отчего нарушается целостность и “гладкость” процесса
- Очень много времени уходит на внесение информации в Битрикс24, будь то составление документа, комментарии, данные клиента, проекта или генерация задач.
- Существует только частичная автоматизация генерации документов - некоторые поля приходится заполнять вручную.
- Нет единого шаблона хранения информации по результатам встреч
- Некоторые данные заполняются и хранятся в Excel, а не в основной системе для работы - Битрикс24. Это неудобно и не эффективно.
кейс битрикс24
ВВОДНЫЕ ДАННЫЕ:
Клиент: Компания, оказывающая услуги в области инвестиций, поэтому основной продукт компании - договоры разного типа.
Описание деятельности, процессов:
- После обращения клиента наш заказчик готовит определенный перечень документов в зависимости от запроса.
- Часто для получения этого пакета документов заказчик обращается к своим подрядчикам или другим связанным компаниям или государственным органам, которые высылают необходимые экземпляры документов.
- Параллельно заказчик проводит несколько встреч с клиентом для согласования действий, подписей, консультирования, понимания статуса процесса.
- После сбора всех документов и передачи их в необходимые инстанции, заказчик остается на консультации со своим клиентом для внесения правок и решения возникающих походу вопросов.
- Нет контроля над стадией Сделки (обработки заказа), статуса общения с клиентом
- Каждый этап сложного процесса передвигается вручную, что не всегда контролируется, а значит, менеджер может пропустить (забыть) важную стадию обработки заказа, отчего нарушается целостность и “гладкость” процесса
- Очень много времени уходит на внесение информации в Битрикс24, будь то составление документа, комментарии, данные клиента, проекта или генерация задач.
- Существует только частичная автоматизация генерации документов - некоторые поля приходится заполнять вручную.
- Нет единого шаблона хранения информации по результатам встреч
- Некоторые данные заполняются и хранятся в Excel, а не в основной системе для работы - Битрикс24. Это неудобно и не эффективно.
Задачи:
- Автоматизировать лидогенерацию
- Автоматизировать продажи сложного продукта с многосоставной структурой
- Автоматизировать генерацию различных документов
- Автоматизировать создание задач по шаблонам
Задачи:
Автоматизировать лидогенерацию
Автоматизировать продажи сложного продукта с многосоставной структурой
Автоматизировать генерацию различных документов
Автоматизировать создание задач по шаблонам
Результат:
кейс битрикс24
как теперь это работает?
кейс битрикс24
Быстрая обработка заказа
Менеджер проекта выбирает вид услуги в Лиде или Сделке, что автоматически подтягивает всю нужную информацию о ней в Карточку - в данном случае перечень документов и другие характеристики.
Это действие запускает новые процессы:
Это также удобно, если за реализацию товара или услуги отвечают разные компании или конкретные ответственные - в зависимости от исполнителя будут запущены разные процессы, созданы разные типы или шаблоны документов.


кейс битрикс24
Контроль дедлайнов
Чтобы сроки были соблюдены, в Битрикс24 были настроены роботы, контролирующие дедлайны и напоминающие сотрудникам о нужных действиях. Так, например, после создания задачи “Подготовка документов” менеджер должен ее завершить в течение 2х дней. При этом он будет получать уведомления при приближении срока или просрочке.
Также на стадии, когда документы уже переданы инвестору для принятия им решения о финансировании, проект переходит в “паузу” до дедлайна получения ответа. Накануне этой даты менеджеру приходит уведомление “Пора забирать документы”.
Менеджерам не нужно вручную вносить информацию
Настроены автоматические напоминания для менеджеров, привязанные к дате
Поочередное автоматическое создание задач по заранее подготовленным шаблонам помогают сотрудникам работать быстрее и системнее


В итоге получилась такая схема автоматизации:
