настройка битрикс24: нестандартные решения

автоЗапуск бизнес-процессов
для новых сделок

  • Импорт 16 000 Сделок
  • Автоматический запуск бизнес-процессов для импортируемых Сделок
  • Автосоздание экстранет групп для Компаний-партнеров
  • Адаптация карточек и прав доступа
Читать кейс

кейс битрикс24

Вводные данные

Этап 1
Задача:

Импортировать объемную базу сделок (16 000 шт.)

РЕШЕНИЕ: 
Создание шаблонного файла для импорта, выгрузка базы Сделок

Этап 2
ЗАДАЧА:

Для всех импортируемых сделок необходимо запустить бизнес-процессы

РЕШЕНИЕ:
Запуск многоэтапных бизнес-процессов для Сделок с помощью специально написанного скрипта

Этап 3
ЗАДАЧА:

Для компаний-партнеров нужно создать пространство, где можно организовать совместную работу - ставить задачи, отслеживать документооборот, формировать отчеты и др.

РЕШЕНИЕ:
Для Компаний определенного типа (“Клиент”) автоматически создается экстранет-группа, куда приглашается ответственный со стороны Клиента

Этап 4
дополнительные настройки

  • Создание пользовательский полей в карточках Сделки и Компании;
  • Создание кастомных отчетов по Сделкам

реализация

ИМПОРТ ДАННЫХ В БИТРИКС24, КАРТОЧКА СДЕЛКИ

Для выгрузки базы данных по клиентам и контрагентам в Битрикс24 из Google-таблицы мы создали специальный файл. В нем размещались все 16 000 сделок с детальной информацией, распределенной по столбцам таблицы. 

Каждому столбцу файла в Битрикс24 было создано соответствующее пользовательское поле, куда при импорте попадала информация из файла. 

 В итоге карточка Сделки была автоматически заполнена нужными данными.

Бизнес-процессы в сделках

Для каждой импортированной Сделки важно было запустить свой бизнес-процесс в зависимости от стадии, на которой он находится. По умолчанию при импорте Сделок невозможно запустить бизнес-процессы. Но т.к. количество Сделок велико, важно было сделать это автоматически, а не вручную. Поэтому наши программисты написали специальный скрипт, который и позволил применить автоматические действия к новым Сделкам.

Бизнес-процесс: Задача на первой стадии

При добавлении сделки на первую стадию, ответственному сотруднику ставится задача «Позвонить клиенту 1 раз».

Бизнес-процесс: Задача на перезвон

При изменении ответственным сотрудником значения поля "Дата перезвона" (Дата/Время) автоматически создается задача "Вы обещали перезвонить клиенту" с крайним сроком, равным указанному значению.

Бизнес-процесс: Задача в группу клиента

При переходе сделки на определенную стадию меняется ответственный за Сделку. Ему ставится задача в автоматически созданной ранее экстранет-группе, где ведется дальнейшая работа с Компанией-партнером

Бизнес-процесс: Отказ

При изменении значения поля "Отказ" на значение «Да» сделка копируется на стадию «Сделка провалена», но остается на том этапе, на котором был указан отказ.

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС: ЗАДАЧА НА ПЕРВОЙ СТАДИИ

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС: ЗАДАЧА НА ПЕРЕЗВОН

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС: ЗАДАЧА В ГРУППУ КЛИЕНТА

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС: ОТКАз

В ходе реализации также были настроены роли сотрудников,
которые имеют разные права доступа к функционалу CRM.
Так, например, у сотрудника колл-центра есть право только просматривать контакты, Компании и Сделки своей воронки. В карточку Сделки сотрудник может внести информацию, однако у него нет права добавлять новые сделки, импортировать их, изменять счета или предложения и т.д.

Экстранет-группа для клиента

При создании новой компании, сотрудник заполняет поле "Тип компании". При указанном значении «Клиент», автоматически создается внешняя закрытая группа (экстранет) с наименованием, которое соответствует Названию компании-клиента. Владелец группы – ответственный сотрудник за компанию-клиента, участники - приглашенный клиент. 

В карточке Компании в поле "Ссылка на группу" появляется ссылка для быстрого перехода в группу. В поле ID группы содержится значение созданной группы. 

Пользовательские поля "Ссылка на группу" и "ID группы" необходимы для автоматизации процессов в Сделках. 

В рамках настройки были созданы два пользовательских отчета:

  • Сделки по ответственным сотрудникам за период по необходимым критериям;
  • Сделки по стадиям за период для отслеживания количественной статистики.

Сделки по ответственным сотрудникам (минуты)
за период 

Сделки на стадии
Регистрация за период

Результат:

Выгрузка объемной базы без ошибок и проблем, специальный скрипт запускает бизнес-процессы в импортируемых Сделках
Пользовательские поля в карточке Сделки отражают полную детальную информацию о ней
В CRM настроены разные уровни доступа, сотрудники имеют права на пользование только своим рабочим функционалом
Все рутинные действия по обработке Сделок автоматизированы в бизнес-процессах (постановка задач, уведомления, переход Сделки и т.д.)
Налажено создание экстранет-группы под каждого Клиента Компании, где ведется совместная работа над задачами
Генерируются отчеты по Сделкам в разрезе менеджеров колл-центра и количества Сделок на определенной стадии

ХОТИТЕ ТАК ЖЕ? СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ!

Не бойтесь и не откладывайте внедрении автоматизации в вашей компании. А мы будем рады Вам с этим помочь.

СВЯЗАТЬСЯ

Профессионально решим ваши бизнес-задачи!

Оставьте ваши контакты, мы свяжемся с вами, чтобы обсудить детали внедрения приложения или настройки вашего Битрикс24.

Свяжитесь с нами:

sales@support.by
+375 44 77 22 800
CRM-форма появится здесь
Заряжено Битрикс24 — Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт конструктор
Сообщить о нарушении