Управление документами: Приложение Битрикс24

ПРИЛОЖЕНИЕ ДЛЯ БИТРИКС24:
обработка счетов

Комплексное решение для организации детальной
обработки входящих и исходящих счетов

Система распознавания реквизитов
Выставление и прием счетов
Распределение расходов по центрам затрат

новый уровень работы со счетами:

Система распознавания полей счета

Специально для этого решения мы построили нейросеть, которая обучена определять поля счета, считывать информацию и передавать ее в поля приложения Битрикс24.

Теперь не нужно вручную переносить данные счета, все распознается автоматически. А также это позволяет в дальнейшем удобно сегментировать, фильтровать документы.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАСХОДОВ ПО ЦЕНТРАМ ЗАТРАТ

Теперь можно разделить сумму счета на части и соотнести каждую с определенным центром затрат, типом затрат, сделкой или проектом (Компанией).

Центр затрат - это уникальная сущность, с которой непосредственно связаны расходы по этому счету, например, это могут быть отделы (отдел маркетинга, отдел разработки и др. - в зависимости от того, кого расходы касаются) или направления деятельности (группы услуг) компании (например, разработка ПО, аутстаффинг, продажа лицензий и т.д.)

Типы затрат могут быть схожими для нескольких центров затрат, например, аренда серверной инфраструктуры, затраты на продвижение и т.д.

ДЕТАЛЬНАЯ ОБРАБОТКА СЧЕТОВ И ГИБКОЕ РЕДАКТИРОВАНИЕ

В интерфейсе приложения предусмотрены:

- Этапы проверки счетов вышестоящими сотрудниками, бухгалтерией;
- Получение уведомлений в зависимости от дат в счете;
- Гибкое редактирование полей с данными;
- Обязательные поля для заполнения;
- Просмотр истории изменений;
- Быстрый предпросмотр счета;
- Печать документа

Специально для польского рынка

XML-экспорт отчетов по счетам в Optima!

КАК ЭТО РАБОТАЕТ?

1. Регистрация документа

Все начинается с того, что новый документ поступает в компанию: он либо добавляется сотрудниками на портал в общую папку на Битрикс24.Диске, либо из входящей электронной почты попадает в приложение. Все счета будут собраны в едином интерфейсе приложения.

Лицо, ответственное за первичную обработку документа, регистрирует его и указывает название документа, заполняет дату получения, указывает тип документа (обычный, конфиденциальный или счет-фактура), компанию-получателя и подрядчика-отправителя.

Сценарий 1. Обработка документов

Обычные и конфиденциальные документы (сюда относятся любые документы, кроме счетов) переносятся на соответствующую вкладку и обрабатываются по этапам:

Регистрация

Первичное описание документа
регистратором

Описание документа

Подробное описание документа
ответственным сотрудником

Архивация

Передача документа в архив

Сценарий 2. Обработка входящего счета (расходы, выставленные компании)

На отдельной вкладке находятся все счета, выставленные на компанию (группу компаний).
Этапы обработки такого типа счетов следующие:

Регистрация

Документ загружен в приложение вручную или счет автоматически подтянулся с Битрикс24.Диска или электронного письма

Описание

OCR (нейросеть) автоматически считывает информацию со счета и заполняет соответствующие поля приложения (позиции (товар, услуга) и цены, даты и сроки, банковские счета и т.д.). Сотрудник дополняет их при необходимости

Распределение суммы

Для детального учета расходов мы можем разделить счет на несколько частей и каждую из них соотнести с определенным центром затрат (например, направлением услуг или отделом), типом затрат (например, аренда ПО, хостинга, затраты на продвижение), проектом, сделкой или компанией.

Подтверждение

После распределение расходов они проверяются и подтверждаются руководителем или ответственным

Проверка бухгалтерией

После оплаты счета он проверяется бухгалтерией или другими финансовыми отделами

Оплата

Счет перемещается на этот статус, когда он готов к оплате и когда собственно эту оплату необходимо провести

Архивация

Все обработанные документы перемещаются в архив. При этом остается возможность просматривать и комментировать счет

Перечень полученных счетов

Обработка входящего счета

Сценарий 3. Обработка исходящего счета (выставленного для клиентов)

Выставление счетов компанией происходит в другой вкладке. Здесь сотрудник может добавить новый счет, заполнить все поля (кому, в какие сроки, на какую сумму, продукт, с какими налогами и в каком количестве и т.д.). Такой счет также проверяется и подтверждается с руководителем или начальником отдела, а после выставления и оплаты архивируется, как и входящий документ.

Выставление счета прямо из приложения в удобном интерфейсе

Автоматическое заполнение полей

Согласование документа с руководителем / бухгалтером

Быстрая отправка письма со счетом клиенту, удобный предпросмотр документа

Мгновенная или ручная пометка об поступлении оплаты

Перечень выставленных счетов

Работа со счетом

полный функционал приложения

Детальное описание счетов с их распределением по разным Центрам Затрат, типом затрат, проектам и компаниям

Распознавание реквизитов
со страницы счета и их запись в специальные поля
с помощью нейросетей

Экспорт отчетов по счетам
в сторонние системы учета
(Optima для Польши)

Разделение суммы оплаты
на несколько этапов,
распределение частей счета
на разные статьи расходов

Ручная и автоматическая
(с сетевого диска или
из электронных писем) регистрация
входящих документов

3 направления обработки документа: обычные документы, входящие счета и счета, выставленные компанией

Расширенный поиск по всем полям, описывающим документ

Назначение ответственных за обработку, согласование счета с бухгалтерией / финансовым отделом

Распределение входящих счетов между несколькими юридическими лицами

Автоматическое назначение ответственного за обработку документа по его принадлежности к компании

Добавление метрики документа
(краткое описание на последнем листе)

Быстрый предварительный просмотр документа
на любом этапе

Объединение документов в один файл

Присвоение специальных меток (тегов)

Архив
документов

Комментирование документа и история изменений

Все это малая часть возможностей, и мы готовы адаптировать и изменить функционал приложения в соответствии с конкретными потребностями Вашего бизнеса. Поделитесь с нами тем, что нужно Вашему бизнесу!

ОСТАВИТЬ заявку