кейс битрикс24

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ТОРГОВЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ,
ОТДЕЛА ПРОДАЖ И СЕРВИСНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

проблема

1. Отслеживание эффективности работы большого количества продавцов продукта.
2. Организация обработки заявок по воронке продаж.

инструменты решения

Стандартный функционал Битрикс24

кейс битрикс24

ВВОДНЫЕ ДАННЫЕ:

Продукт клиента: Тепловые помпы, солнечные батареи, их обслуживание.

Описание бизнес-процесса: Клиентов компании приводят торговые представители или же активные продажники: они ездят по хозяйствам, городам, деревням и предлагают устанавливать современные системы в домах. Общаясь с потенциальными клиентами, представитель собирает предварительную информацию о заказе. Исходя из полученной информации формируется пакет документов, проект передается техническим специалистам, которые определяют сроки монтажа. Клиент может оплатить сразу всю стоимость услуги или же воспользоваться кредитом. После оплаты и установки оборудования каждый клиент переводится на сервисное обслуживание.

Несовершенность процесса:
1. Торговые представители могут пропустить важную информацию, необходимую для документации, при составлении заявки от имени клиента.
2. Не хватает четкого анализа эффективности продавцов: нужно отслеживать, кто и сколько привел Клиентов.
3. Процессы продажи и реализации должны находиться в связке друг с другом.
4. В процессе продаж важно организовать процедуру кредитования клиентов.

ОПИСАНИЕ РЕШЕНИЯ

АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕСА В БИТРИКС24

Часть 1

СБОР ЗАЯВОК
И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
ТОРГОВЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ 

ПОДРОБНЕЕ

Часть 2

ОБРАБОТКА ЗАЯВОК
И РЕАЛИЗАЦИЯ УСЛУГ
ПО ВОРОНКЕ ПРОДАЖ

ПОДРОБНЕЕ

часть 1

СБОР ЗАЯВОК И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
ТОРГОВЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ 

АНКЕТА ПРОДАВЦА

Для удобства сбора информации от клиента о заказе было принято решение использовать CRM-форму.

Такая форма создается для каждого сотрудника, она быстро заполняется и все данные о клиенте хранятся в CRM. Все поля формы являются кастомными, т.е. нестандартными и созданными специально под клиента: например, из списка можно выбрать модель помпы, указать техническую характеристику, отметить необходимость в прокладке электроэнергии и т.д.

Теперь каждый приходящий Лид привязан к представителю, что позволяет создавать статистику по эффективности их работы, а также делает работу самих агентов проще и быстрее. 

часть 2

ОБРАБОТКА ЗАЯВОК И РЕАЛИЗАЦИЯ УСЛУГ 

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ

К моменту попадания Лида в CRM сразу же на первой стадии формируется пакет документов в зависимости от выбранной клиентом услуги.

Заполненные поля в CRM-форме подставляются в соответствующие поля шаблонов документов и уже готовые счета, договоры и другие важные бумаги и идут на почту представителю.



КОНВЕРТАЦИЯ В СДЕЛКУ

В то же время ответственный менеджер компании проверяет введенные представителями данные и конвертирует Лид в сделку.  

Когда сделка попадает на первый этап, Клиент получает SMS-сообщение о том, что проект взят в работу. Это было сделано с помощью интеграции Битрикс24 с Twilio. 

Далее в зависимости от продукта заявка попадает в одно из направлений сделок:

НАПРАВЛЕНИЕ СДЕЛКИ 1

ТЕПЛОВЫЕ
ПОМПЫ

НАПРАВЛЕНИЕ СДЕЛКИ 2

СОЛНЕЧНЫЕ
БАТАРЕИ

НАПРАВЛЕНИЕ СДЕЛКИ 3
(ПОСЛЕПРОДАЖНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ)

СЕРВИС

Стадии сделки
"Тепловые помпы"

Стадии сделки
"Тепловые помпы"

Стадии сделки
"Солнечные батареи"

ПРОЦЕСС ОБРАБОТКИ ЗАЯВКИ И ПОДГОТОВКИ К РЕАЛИЗАЦИИ

Стадии сделок в направлении 1 и 2 приблизительно совпадают. Рассмотрим алгоритм процесса:

СТАДИЯ 1

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ

Все начинается с технического специалиста: здесь он определяет сроки и прописывает их в Календаре проекта.

СТАДИЯ 2

СПОСОБ ОПЛАТЫ

После этого торговый представитель уточняет способ оплаты у клиента. Если клиент требует кредит, то сделка перемещается в кредитный отдел, где подготавливаются и согласовываются соответствующие документы. А если клиент оплачивает сразу, то сделка перемещается на стадию реализации

СТАДИЯ 3

УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОЕКТА

Разработчик подготавливает и утверждает проект,
далее производится закупка (это отдельная стадия).

СТАДИЯ 4

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ МОНТАЖА

Главный монтажник определяет в рамках проекта сроки монтажа и отмечает их в специально созданном Календаре.

Календарь
Проектов

Календарь
монтажей

Для контроля работы над проектами был настроен промежуточный отчет:

СТАДИЯ 5

ВЫСТАВЛЕНИЕ СЧЕТА

После всех согласований Клиенту выставляется окончательный счет.

СТАДИЯ 6

ПОДАЧА ОТЧЕТА

Формируется задача подать отчет в министерство энергетики ответственному по сделке.

На разных стадиях сделки настроены специальные роботы, которые автоматизируют работу компании:

ПЕРЕХОД В НАПРАВЛЕНИЕ СДЕЛОК "СЕРВИС"


Когда сделка завершена успешно, она копируется в направление “Сервис”.
Там указываются сроки гарантийного обслуживания.
И как только приходит дата окончания гарантии (а система проверяет это каждый час),
сделка переводится в стадию послегарантийного обслуживания.   

ЧТО В ИТОГЕ ПОЛУЧИЛ НАШ КЛИЕНТ?

РЕЗУЛЬТАТ

ОПТИМИЗАЦИЯ И КОНТРОЛЬ РАБОТЫ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ

  • ✓ СОЗДАНЫ СПЕЦИАЛЬНЫЕ НЕСТАНДАРТНЫЕ ПОЛЯ, ЗАПРАШИВАЮЩИЕ ДАННЫЕ НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕЙ УСТАНОВКИ ПРОДУКТА;   
  • ✓ СОЗДАНА CRM-ФОРМА ПОД КАЖДОГО ТОРГОВОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ,
    В КОТОРУЮ ОН ВНОСИТ ВСЮ ИНФОРМАЦИЮ ПО ЗАКАЗУ; 
  • ✓ НАСТРОЕН СПЕЦИАЛЬНЫЙ ОТЧЕТ, В КОТОРОМ ВИДНО, СКОЛЬКО НОВЫХ КЛИЕНТОВ И КАКОЙ ДОХОД ПРИНЕС ПРОДАВЕЦ.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОДАЖ И РАБОТ ПО ПРОЕКТАМ

  • ✓ СОЗДАНО 3 НАПРАВЛЕНИЯ СДЕЛОК С ВОРОНКАМИ ПРОДАЖ;   
  • ✓ СОЗДАНЫ ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ, В КОТОРЫЕ ПОДТЯГИВАЮТСЯ ПОЛЯ ИЗ ЗАПОЛНЕННОЙ ПРОДАВЦОМ CRM-ФОРМЫ;   
  • ✓ АВТОМАТИЗИРОВАН ПРОЦЕСС КРЕДИТОВАНИЯ КЛИЕНТОВ;   
  • ✓ ОРГАНИЗОВАНА РАБОТА В ПРОЕКТАХ;   
  • ✓ СОЗДАНЫ КАЛЕНДАРИ ПРОЕКТОВ И МОНТАЖА.

ХОТИТЕ ТАК ЖЕ? СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ!

Не бойтесь и не откладывайте внедрении автоматизации в вашей компании. А мы будем рады Вам с этим помочь.

связаться
Телефон +375 29 638 46 45
Email info@mediasol.pro
Адрес г. Минск, ул. Чеботарева, д. 7А, офис 402