кейс битрикс24
ВВОДНЫЕ ДАННЫЕ:
Клиент: Международный производитель и дистрибьютор экологической упаковки.
Задача: Настроить автоматизацию воронки лидов и воронки продаж в Битрикс24, а также настроить бизнес-процессы для автоматизации документооборота.
Этап “Новый лид”
После подключения открытых линий, т.е каналов прихода лидов: почта, сайт, фейсбук, инстаграм и другие каналы со ссылкой на CRM-форму, после заполнения которой, автоматически создается уведомление о новом лиде.
Этап “Холодный звонок”
На данном этапе формируется автоматическая задача для менеджера: совершить предпродажный звонок клиенту, который заполнил CRM-форму.
Этап “Звонок-знакомство”
При переходе на этот этап необходимо будет заполнить обязательное поле потенциального клиента из списка предложенных вариантов, к примеру, чем клиент занимается, или выбрать "другое" с указанием своего варианта.
Этап “Обработка запроса”
При переходе на данный этап необходимо будет заполнить обязательное поля:
- Наименование компании (полное и сокращенное)
- ФИО ЛПР (лицо принимающее решение по вопросу упаковки)
- Контактные данные компании
- Контактные данные ЛПР
- Почтовый адрес компании
- Почтовый адрес ЛПР
- И другую необходимую информацию
этап “Некачественный”
После заполнения обязательных полей запускается бизнес процесс с запросом на проверку качественного лида. В специальном поле выбирается “Да/Нет”.
Если выбрано “Да”, то лид конвертируется в контакт, сделку и компанию.
Если выбрано “Нет”, то лид переходит на этап “Некачественный”.На данном этапе нужно указать причину из предложенных вариантов или выбрать "другое" с указанием причины.
этап “завершить обработку лида”
После всех пройденных этапов нужно выбрать с каким результатом был обработан лид, если "некачественный", то следует выбрать причину в обязательном поле для заполнения.
Этап “Установление контакта”
На данном этапе менеджер получает задачу “Совершить звонок потенциальному клиенту".
Этап “Коммерческое предложение"
На этом этап необходимо заполнить обязательные поля, к примеру это может быть (тип компании; ссылка на сайт, адрес доставки, и другие).
Также можно добавить необязательные поля в карточки сделки, которые заполняются по наличию информации.
После заполнения обязательных полей необходимо заполнить поля для автоматической генерации коммерческого предложения. Сгенерированное предложение автоматически отправляется клиенту.
Этап “Переговоры о сотрудничестве”
При переходе на этап автоматически формируется задача “Звонок” с возможность выбора в задаче “Удалось ли связаться с клиентом? Да/Нет”.
Если выбрано “Да”, менеджер выбирает вариант из предложенных (к примеру, “Проигранная сделка”, “Ожидание”, “Отложенные”, “Проигранная сделка” или вернуть на этап “КП” из-за недостатка информации).
ЭТАП “ПОДГОТОВКА ОБРАЗЦОВ”
На данном этапе необходимо заполнить обязательные поля (к примеру, размеры, тип скрепления, количество и другие).
После заполнения обязательных полей автоматически создаётся задача с информацией, которую ранее менеджер заполнил в обязательных полях.
ЭТАП “ОТПРАВКА ОБРАЗЦОВ”
На этом этапе менеджер получает автоматическое уведомление 1 раз в неделю «Получил ли клиент образцы?».
Если «Да», то комментарий ФИО того, кто подтвердил получение посылки.
Если «Нет», то оставляет комментарий с местом нахождения посылки.
ЭТАП “FEEDBACK”
На данном этапе автоматически ставится задача, которую менеджер заполняет после получения обратной связи от клиента. В задаче “Обратная связь” менеджер выбирает следующие действия с клиентом:
1.Неинтересно (оставить комментарий и сделка переходит на этап “Проигранная сделка”).
2. Отложить (оставить комментарий и сделка переходит на этап “Отложенные”).
3. В производство (сделка переходит на следующий этап).
Этап “Подписание договора”
На этом этапе автоматически ставится задача для менеджера “Подготовка документов” по определенному чек-листу.
Параллельно ставиться ещё одна задача для менеджера “Согласование документов” с руководителем.
После согласования и прикрепления полученных документов приходит уведомление руководителю отдела.
Далее руководитель отдела дает одобрение и сделка переходит на следующий этап.
Этап “Предоплата”
На данном этапе необходимо заполнить обязательные поля, к примеру:
- Вид упаковки;
- Стоимость;
- Процент предоплаты.
Этап “Производство”
При переходе на данный этап клиенту отправляется автоматическое письмо с информацией о принятом заказе. Формируется автоматическая задача для менеджера “Формирование заявки” и срок выполнения задачи.
После завершения задачи “Формирование заявки” клиенту автоматически отправляется письмо с информацией о статусе заказа.
ЭТАП “ОТГРУЗКА”
На этом этапе для менеджера автоматически ставится задача “Выписка документов”. Автоматически генерируются документы: CMR, invoice, packing list, акт, спецификация.
Далее менеджер добавляет скан документов в сделку и клиенту отправляется автоматическое письмо с информацией, что заказ отправлен (во вложении скан документов). Далее сделка переходит на следующий этап.
ЭТАП “ОПЛАТА”
При переходе на этот этап автоматически ставится задача для менеджера “Заполнить поле -Срок ожидание оплаты".
Далее за несколько дней до даты указанной в поля "Срок ожидания оплаты” менеджер получает задачу “Напомнить клиенту об оплате”.
ЭТАП “ОТЛОЖЕННЫЙ"
На данном этапе формируется автоматическая задача для менеджера “Звонок клиенту ”, менеджеру необходимо указать дату, когда нужно связаться с клиентом.
Этап “Выигранные сделки”
На этот этап переходят сделки, которые были успешно проведены и которые прошли все этапы.
Этап “Проигранные сделки"
На данном этапе отражаются сделки, которые по какой-либо причине не были доведены до конца.
Бизнес-процессы:
заявка на оплату
Бизнес-процесс автоматизирует согласование заявки на оплату, которая автоматически формируется и отправляется руководителю.
После чего руководитель выбирает соответствующий вариант решения:
1) согласованно 2) на доработку 3) отклонить.
При согласовании и оплате, постановщику приходит уведомление о совершении оплате.
Если нужен платежный документ, то это указывается в специальном поле. Если необходимо платежное получение, тогда ставится задача бухгалтеру отправить постановщику платежное поручение.
Согласование документов
Бизнес-процесс автоматизирует согласование всех документов для сделки, которые готовит менеджер. Проект документа отправляется на согласование к руководителю согласно структуре. Руководителю необходимо выбрать из следующих вариантов:
Ознакомление
При запуске данного бизнес-процесса руководитель прикрепляет необходимый документ или ссылку на него, указывает пользователей или отделы, которые должны с ним ознакомиться и зафиксировать срок.
Заявление на больничный
При запуске такого бизнес процесса автоматизируется подача заявлений на оформление больничного. Для выбора будет предложено 3 варианта:
- классический больничный;
- работа из дома;
- отгул за свой счет.
Далее запрос направляется к руководителю отдела для согласования.
Заявление на отпуск/отгул
При запуске данного бизнес процесса автоматизируется подача заявлений на отпуск либо отгул. Для этого необходимо выбрать одно из следующих пунктов:
- За свой счет (на утверждение заявление отправляется к руководителю отдела, затем к директору, затем к бухгалтеру);
- Отпуск (формируется запрос на количество дней отпуска в бухгалтерию, после формируется заявление на отпуск, затем запрос переходит к руководителю отдела, а после к директору).
Формирование отчётов
Бизнес-процесс автоматизирует ежедневные/еженедельные отчеты сотрудников. Для них ставится автоматическая задача, где необходимо заполнить информацию о плане работ на текущий день/неделю.
Для каждого отдела ставиться своя задача, наблюдателями является руководство соответствующего отдела.
